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Etat d’urgence sanitaire et assouplissement des règles de réunion et de délibération des organes dirigeants et des assemblées

Ordonnance du 25 mars 2020 N° 2020-321

Pour aider les entreprises, le gouvernement a adopté une ordonnance du 25 mars 2020 n° 2020-321 permettant un assouplissement des règles de réunion et de délibération des organes dirigeants et des assemblées pour permettre et faciliter la participation à distance.

Ce qu’il faut retenir :

La loi n° 2020-290 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 du 23 mars dernier a créé un état d’urgence sanitaire.

Pour aider les entreprises, le gouvernement a subséquemment adopté une ordonnance du 25 mars 2020 n° 2020-321 permettant un assouplissement des règles de réunion et de délibération des organes dirigeants et des assemblées pour permettre et faciliter la participation à distance.

Les personnes morales (sociétés civiles et commerciales, masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, GIE, associations etc.) ainsi que les entités dépourvues de personnalité morale de droit privé peuvent bénéficier de ces dispositions jusqu’au 31 juillet 2020 sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020, et de manière rétroactive, pour leurs assemblées et réunions tenues à compter du 12 mars 2020.

Des dispositions réglementaires sont attendues et devront préciser celles de l’Ordonnance qui suscitera nécessairement des questions.

 

Pour approfondir :

1. Concernant les Assemblées

  • Convocation aux Assemblées de sociétés cotées

Lorsqu’une société cotée est tenue de procéder à la convocation d’une assemblée d’actionnaires par voie postale, aucune nullité de l’assemblée n’est désormais encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société.

  • Informations préalables aux Assemblées

Lorsqu’un membre d’une assemblée, préalablement à la tenue de celle-ci, a le droit d’obtenir la communication d’un document ou d’une information, cette communication peut dès à présent être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite.

  • Participation aux Assemblées

Par dérogation au droit commun (notamment pour les SA et les SARL), lorsqu’une assemblée aura été convoquée en un lieu affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs, l’organe compétent pour la convoquer peut exceptionnellement décider qu’elle se tiendra sans la présence physique de ses membres, et notamment par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Les membres de l’assemblée doivent être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective sur la tenue de l’assemblée. Les autres personnes ayant le droit d’assister aux séances des assemblées pourront y assister par les mêmes moyens. Ces dispositions sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.

Notons que l’AMF a publié le 6 mars dernier un communiqué rappelant aux actionnaires des sociétés cotées qu’il leur est possible de voter sans y être physiquement présent, notamment par correspondance via un formulaire de vote, un mandat de vote, ou sur Internet via une plateforme de vote sécurisée si les statuts de l’émetteur le permettent.

  • Délibération des Assemblées

Pour le calcul du quorum et de la majorité, l’organe compétent peut également décider que sont réputés présents, les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification. Les décisions des assemblées peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres lorsque ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer et quel que soit l’objet de la décision.

  • En cas de convocations déjà effectuées

Lorsque l’organe compétent ou son délégataire décide de faire application des dispositions mentionnés ci-avant et que tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, les membres de l’assemblée en sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de cette décision. Dans ce cas, la modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

 

2. Concernant les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

  • Participation aux réunions

Le Code de commerce impose aux SA la présence physique d’au moins la moitié des membres du Conseil d’administration (ou du Conseil de surveillance) pour procéder à l’arrêté des comptes annuels.

Par dérogation, sont désormais réputés présents aux réunions des organes dirigeants les membres qui y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective.

Les dispositions de l’Ordonnance sont applicables aux organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s’y opposer.

  • Décisions prises aux réunions

Les décisions peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité de la délibération sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s’y opposer et quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer.

 

A rapprocher :

  • Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de Covid-19
  • Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19
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